Iratkezelés törvényi háttere
A nyugat-európai országok már a XX. század közepén felismerték, hogy a közigazgatás területén szükségesek a költségkímélő eljárások és módszerek kidolgozása és működtetése. A magyar Kormány 2003-ban állította fel a közfeladatokat ellátó szervek egységes iratkezeléséről szóló projektjét. A 2004. évi CXL. törvény hatályba lépésével nyílt meg ez a lehetőség a követelmény rendszer meghatározására. A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségének értékelését – tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 43/2013. (II. 19.) Korm.rendelet által – kijelölt szervezetek végezhetik. A Certop Informatikai Kft. a rendelet szerinti kijelölt szervezet.
Az Iratkezelési Szoftverek követelmény rendszere
A 3/2018. (II. 21.) BM rendelet egyértelműen meghatározza az ISZ-el szemben támasztott követelményeket, összefoglalja az elvárt biztonsági-, funkcionális-, közigazgatási-, valamint az elektronikus megoldásokkal kapcsolatos feltételeket.
A rendelet kitér az ISZ általános követelményeire, amely a minimális felhasználói feltételeket és a mindenkori informatikai lehetőségeket veszi alapul, az iktatókönyvekkel-, irattári tervekkel-, iratok iktatásával-, ügyiratok, iratok kezelésével kapcsolatos követelményeket fogalmazza meg, amely tartalmazza az azonosítási-, elnevezési módszerekre, metaadatok körére, létrehozásra, megnyitásra, kezelésére, mentésre, lezárásra vonatkozó alapvető kritériumokat.
A tanúsított Iratkezelés Szoftver
- megfelel a működési területéhez kapcsolódó összes vonatkozó jogszabálynak, rendeletnek, előírásnak,
- elismertséget jelent,
- az együttműködők bizalma megerősödhet, a piaci kapcsolatai javulhatnak és csökkenthetik az érdekelt felek kockázatát.